مهام السكرتارية التنفيذية

السكرتير هو الشخص الذي ينظم الجدول الزمني للمدراء التنفيذيين، ويساعدهم من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية.

يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون محترفين، ولديهم قدرات رائعة في إدارة الوقت وتعدد المهام. من خلال اجتهادهم وكفاءتهم في عملهم، يمكن للمديرين التنفيذيين التركيز على مسؤولياتهم الإدارية، من دون القلق في شأن المهام الأخرى.

الهدف هو المساهمة في كفاءة العمل العام من خلال ضمان تنفيذ جميع الواجبات الإدارية، في الوقت المناسب، وبكفاءة.

المسؤوليات

المساعدة في التخطيط للمواعيد

• الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي، والمساعدة في التخطيط للمواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات.

• حضور الاجتماعات.

• استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.

• التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والحزم وما إلى ذلك).

• عمل ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.

• التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.

• إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.

• مراقبة اللوازم المكتبية، والمفاوضة على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية لناحية التكلفة.

• الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.

• إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد.

• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد.

الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال

 

• الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال.

• إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج.

• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة، بانتظام.

• تطوير وصيانة نظام الملفات.

• طلب اللوازم المكتبية.

• حجز ترتيبات السفر.

• إرسال وتسوية تقارير المصروفات.

• تقديم الدعم العام للزائرين.